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規章制度撰寫的技巧與風險控制

青海公司律師網  發布于:  2015-08-03 17:48:48    瀏覽:1500 次

俗話說,“國有國法,家有家規”。企業在自行管理的過程中,除了要遵守法律法規的規定,更多時候是依靠企業自行制定的規章制度進行管理和約束。企業的規章制度不完善往往會成為勞資糾紛的誘因。因此,合法有效,并富有人性化的企業規章制度是企業管理中的重要保障。

一、規章制度在企業管理中的重要作用

規章制度在企業管理中的重要作用主要表現在:

第一,規范員工和管理者的行為,提高經營效率。

第二,減少勞資糾紛,降低用工風險和用工成本。

第三,企業在用工管理尤其是處理勞資糾紛時占據主動地位的保障。

第四,在中長期勞動合同及無固定期限勞動合同的背景下,規章制度將成為解除勞動合同的主要依據。

用人單位的規章制度是其內部管理的重要依據,根據《勞動合同法》第三十九的規定,勞動者存在嚴重違反用人單位規章制度的情形,用人單位可以解除勞動合同。但是,并不是勞動者出現了違反規章制度的情形,用人單位就一定可以依據其規章制度解除與勞動者的勞動關系。用人單位依據其規章制度進行內部管理時,必須要滿足其規章制度在制定過程中程序及內容合法,并且向勞動者履行了公示告知程序。

[舉案說法]

陳某于2010年2月23日入職北京某食品有限公司(以下簡稱某食品公司),雙方簽訂了起止期限為2010年2月23日至2011年2月22日的勞動合同,陳某的工作崗位為北京公司經理,月工資為13000元(稅前)。2010年10月26日,某食品公司以陳某提供虛假票據騙取公司財務為由解除了與陳某之間的勞動合同。某食品公司為證明其解除陳某的行為合法性,向法院遞交了多份證據,主要包括:《員工手冊》證明公司對提供虛假票據騙取財務可以解除有明確規定;公司人事制度考核試卷及入職培訓考核試卷等證明員工手冊陳某已經學習,公司進行了公示告知;陳某作出的對員工處罰批示的電子郵件,證明陳某知悉員工手冊內容;內部審計報告及各項貼票和領款票據單,證明陳某確實存在嚴重違紀的事實行為。

陳某不同意公司的解除決定,并且堅持認為:1、自己不知道公司的員工手冊及關于報銷的政策,也不知道該行為可以被解除,對人事制度考核試卷等內容不認可,認為并未顯示有對財務報銷制度的培訓;2、自己不存在提供虛假票據騙取財物的違紀行為,自己系正常進行財務報銷,并且公司已將報銷款實際進行了支付,現又稱欺詐不合常理。與公司協商不成,向勞動仲裁委員會提起申訴,主張:一、撤銷某食品公司2010年10月26日作出的解除勞動合同決定;二、某食品公司支付其2010年10月26日至2011年2月22日期間的工資52000元及25%的經濟補償金13000元;三、終止勞動合同的經濟補償金13000元及50%的經濟補償金6500元、2010年2月23日至2011年2月22日期間獎金78000元。勞動仲裁裁決駁回陳某的請求,陳某不服仲裁向北京市某區人民法院起訴。

一審法院判決:

一、撤銷某食品公司于2010年10月26日作出的與陳某解除勞動合同的決定;

二、某食品公司于本判決生效之日起十日內支付陳某2010年10月26日至2011年2月22日期間的工資49609.19元;

三、某食品公司于本判決生效之日起十日內支付陳某終止勞動合同經濟補償金13000元;

四、駁回陳某的其他訴訟請求。

北京市第一中級人民法院維持一審判決。

看起來理由很充分、本應勝訴的某食品公司,為什么會敗訴?

某食品公司終審敗訴的主要原因,法院認定有兩點:1、公司提交的人事制度考核試卷等不能明確顯示是對員工手冊內容進行的考試,對員工處罰批示的電子郵件無陳某本人簽字,故不能證明陳某知道公司員工手冊的內容,尤其是其中的財務制度規定;2、公司提供的內部審計報告、違規領款申請及報銷單等證據均無法有效證明陳某存在嚴重違紀行為,公司證據不足。

由此可見,公司對辭退員工,尤其是以嚴重違反單位規章制度為由解除與員工的勞動合同,是需要承擔較為嚴格的舉證責任的。一方面需要證明所依據規章制度的合法性以及對員工有拘束力,另一方面須有充足證據證明員工存在能與規章制度的相關條款對應的,嚴重違紀的事實行為。除此之外,還需遵守通知工會、發放和送達書面解除通知等程序性規定。

二、規章制度有效的三要素

《勞動合同法》第四條規定:“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度,保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,應當經職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協商確定。

在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善。

用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。”

由此可以將規章制度有效的三要素總結為:內容合法、民主程序和公示告知。

第一,規章制度必須保證內容合法。

規章制度的具體內容必須依法制定,“依法”應當作廣義的理解,指包括《勞動法》、《勞動合同法》、《社會保險法》、《婦女權益保障法》和《人口與計劃生育法》所有的法律、法規和規章。有些用人單位為了達到約束勞動者的目的,在制定規章制度時,自行規定了很多不合法的條款要求勞動者必須履行。常見的不合法條款例如:1、年終考核實行末位淘汰制度;2、遲到罰款制度;3、加班是一種奉獻,公司安排加班,員工應無條件服從;4、工資中包含社保費用,社保自行交納,員工本人承擔未交納保險的后果,工傷概不負責;5、在職期間不得談戀愛、不得結婚,入職3年內,不能生孩子;6、合同期未滿辭職,須交違約金;7、年假應在本年度休完,過期未休完視為本人放棄;等等。這些不合法的條款不僅不能作為用人單位內部管理的依據,反而存在因規章制度不合法導致勞動者依據《勞動合同法》第三十八條提出解除勞動關系,并要求用人單位支付經濟補償金的法律風險。

規章制度在制訂過程中,除了應保證內容的合法性之外,還要注意內容的合理性。有些條款內容雖然不違反法律法規的規定,但存在明確的不合理性。例如,曠工一天視為嚴重違紀,予以解除勞動合同處理;遲到一次給予解除勞動合同處理;造成損失500元給予解除勞動合同處理。由于規章制度的內容不合理,在勞動者與用人單位發生勞動爭議時,用人單位往往會因此承擔敗訴的風險。

第二,制定規章制度需要經過民主程序。

制定規章制度需要經過民主程序指的是勞動者依照法律規定,通過職工大會、職工代表大會或者其他形式,參與民主管理或者就保護勞動者合法權益與用人單位進行平等協商,也就是說規章制度不再是企業的“一言堂”。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,應當經職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協商確定。在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善。

例如,王某在某財務公司工作期間,多次發生短款和多付現象,盡管作出深刻檢討,但財務公司援引其兩項企業規章,按照“勞動者前后四次違反財務制度,企業有權解除合同”的規定,解除與王某的勞動合同。王某對不服,訴至法院。本案中某財務公司不能舉證證明其規章制度經民主程序討論通過并為王某所明知,因此應當承擔不利后果。此外,即使某財務公司的規章可以生效,企業開除員工的決定也應當慎重作出。因王某在工作中的失誤行為對照該規章和《勞動法》的規定尚達不到辭退的條件,因此某財務公司辭退王某的處理決定不當,應予糾正。

用人單位在制定規章制度過程中必須留存經職工代表大會或者全體職工討論、與工會或者職工代表平等協商及最終公示的證據,包括會議紀要、討論情況和經過、張貼公告的記錄等。

履行民主程序絕對不能走過場,有些國有企業在制定規章制度時經常是領導的意志起著決定性作用,認為只要通過幾個部門甚至是某個部門的個別領導授意即可形成規章制度。由于很少經過員工或職代會的充分討論、修改,多數國有企業在管理中很少能夠體現出“以人為本”的人性化管理,沒有形成真正重視員工、關心員工和激勵員工的生產工作氛圍,在制度的形成過程中表現為民主性不足,所以國有企業中員工對制度的認同度較差、對執行制度的主觀自律意識低,不利于企業規章制度的貫徹執行

第三,規章制度的公示與告知。

用人單位經過合法的民主程序,制定了內容合法合理的規章制度,但仍然不能說規章制度就一定有效。因為用人單位還必須要向勞動者公示告知其規章制度,并且要注意保留已經公示告知的證據。

關于用人單位規章制度公示告知的具體方式,相關法律法規未作更具體的規定和要求,于是在實踐中,各種類型的單位采取了五花八門的公示告知方式,不能說違法,但從證據留存及公示告知的證據效力上來說,建議單位采取以下公示告知方式:

1、員工手冊發放法:將勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度制定成冊,同時制作員工手冊領取單,員工本人簽字,與勞動合同等一并留存,該種方式使用最為普遍,也是最值得推薦的方式。

2、內部培訓法:通過召開全體員工大會或者以部門、以小組等為單位召開培訓會議,對單位的各項規章制度進行培訓、學習,并保留好培訓及學習記錄。注意記錄內容一定要體現:培訓時間、地點、參會人員、培訓內容、與會人員本人簽到內容。

3、勞動合同約定法:在設計勞動合同文本時,明確約定:員工在簽訂勞動合同時已經閱讀、學習單位的xxx制度,同時作為本合同附件的xxx制度等已經收到并學習。需要說明的是,很多單位的勞動合同版本僅寫明單位制度作為合同附件,這種簡單的約定方式在實踐中一般是不會被認可的。

4、考試法:即在員工學習完各項制度后,通過開卷或閉卷考試的方式本人親自答寫單位的相關制度,在設計試卷形式及內容時務必要涉及到員工手冊的全部重要內容,不能有明顯遺漏,同時保留試卷原件。

5、傳閱法:單位的各項支付由員工傳閱學習,學習完后簽字,單位留存傳閱單的員工簽字,但在涉及簽字單時務必明確傳閱文件的名稱,避免名稱不清導致的不能證明傳閱內容帶來的風險。

6、入職登記表聲明法:入職登記表設計時有關于入職培訓的內容,明確培訓被容包括單位的各項規章制度,由員工本人簽字確認。

同時還應該注意有些公示告知的方式雖然比較常用,但卻存在很大風險,應盡量避免。國有企業常會以下發“紅頭文件”的方式代替向員工履行告知程序,有些領導以為在墻上掛滿各種規定就完成了告知手續。這些都是對公示告知的錯誤理解。另外,從證據效力、證據保留成本等角度分析,盡量避免在很多企業、尤其是外企中流行的電子郵件告知或內部網告知方式,一旦產生仲裁或訴訟,無論是從證據的采集成本來看,還是證據的效力上來看,均存在諸多麻煩和較高的成本問題,而且在實踐中經常出現員工以“未看到內部網、未收到電子郵件”等理由否認單位以此方式的公示告知,單位將面臨很大的法律風險。

例如,北京朝陽區某餐飲公司,一名后廚人員,在禁煙的工作場所吸煙,被發現兩次。根據公司的勞動紀律規定,發現兩次吸煙的視為嚴重違紀,公司領導非常氣憤,認為該職工已經嚴重違反了單位的規章制度,決定予以辭退。

但在訴訟過程中,該職工主張自己從不知道單位的規章制度,并未向自己出示過。雖然一名在公司工作10多年的老職工,不可能不知道單位的規章制度,但因單位無法舉證已向該職工公示與告知,最終敗訴。

三、規章制度制定中的常見問題

企業在制定規章制度時還應避免出現以下常見的問題:

1、規章制度的內容要系統,要保持規定的一致性,不能前后矛盾。

2、規章制度的內容要全面,重要制度、重要條款必須有體現,不能與合同沖突原則,例如在勞動合同中規定了病假工資的支付標準,但規章制度中又規定病假期間不支付工資等違法條款。

3、規章制度的具體條款要清晰界定、盡量明確。避免設置對自己不利條款,例如單位拖欠工資需要另行支付工資標準的25%金額作為經濟補償金,再如有些單位在規章制度中規定了“經批評教育無效”可以解除勞動合同的條款。避免不好執行的條款表述,例如有些單位規定了曠工2次可以解除勞動合同的條款,但卻沒有規定曠工1次的具體天數。還要注意在規章制度中明確界定“重大”、“較大”、“天數”等的具體標準。

4、規章制度的文字表述莊重、嚴謹、準確、合理、禁止“口號式”。尤其是有些國有企業的規章制度內容空虛、規定籠統,原則性、概括性、方向性的規定居多,官話套話多,經常出現口號式的規定,如“禁止員工有xxx行為,號召員工有xxx行為”等,對工作責任、管理流程、生產要求、實施細則和保障措施等具體的規定少,一旦產生爭議,企業處理起來難度就很大。

5、規章制度中對于嚴重違紀的標準要嚴格界定。有些國有企業的規章制度中關于對員工的處罰方式還在使用“開除”、“通報批評”等不合法的方式,這些規定不僅不能維護勞資雙方的合法利益,時常還會成為引發勞資矛盾的導火索,而且以上方式已經于現行的勞動合同法規定的懲處方式不符。在制定規章制度時,最好分為輕微違紀、一般違紀、嚴重違紀等幾檔標準,并嚴格界定。

綜上所述,合法有效的規章制度應具備三要素,即:內容合法、民主程序、公示告知,三者缺一不可,否則便對勞動者不發生法律效力及拘束力。而其中最重要的公示告知要素,單位必須舉證已經向每一名員工公示告知,并拿到切實的證據才可以,不能想當然認為只要客觀上進行過就萬事大吉了。

最后,用人單位在制定規章制度過程中應注意法律風險的防范,并爭取能夠做到:

一、成立職工代表大會,健全工會組織,發揮工會橋梁和監督作用。

二、依法制定,確保合法有效。

三、嚴格執行,依章治企。

四、清理現有規章制度,及時修改、重建與新《勞動合同法》不一致的內容,完善法定程序。

五、提升企業文化內涵,構建和諧穩定的勞動關系。

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